Przedsiębiorcom zostało półtora miesiąca do założenia obowiązkowego profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Przepisy zmieniają się 1 stycznia 2023 r. i od tego dnia wszyscy płatnicy składek, zarówno ci najmniejsi, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jak i zatrudniający kilkaset osób, muszą posiadać profil PUE. To właśnie na ten profil będzie przychodziła korespondencja z ZUS-u. Ważne, aby taki profil był aktywny, aby nie przeoczyć istotnych dla przedsiębiorcy informacji.
Beata Kopczyńska i Wiesława Krukowska z ZUS wyjaśniają kto zostanie objęty obowiązkiem posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, jak go założyć i jakie daje korzyści zarówno ubezpieczonemu, jak i płatnikowi.
Platforma Usług Elektronicznych to narzędzie, które jest z nami od dobrych kliku, jeśli nie kilkunastu, lat. Korzysta z niej obecnie 10 600 000 osób. Od nowego roku wszyscy przedsiębiorcy, a mówiąc naszym językiem, płatnicy składek, będą mieć obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych. Nie ma znaczenia czy to będzie duża firma, czy to będzie mały zakład pracy, czy to będzie jednoosobowa działalność gospodarcza. Płatnikiem są osoby prowadzące działalność gospodarczą, czyli firmy, osoby fizyczne, jak również wszystkie osoby które opłacają składki w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych nawet jeśli nie są przedsiębiorcami, na przykład: osoby duchowne, osoby zatrudniające pomoce domowe, osoby zatrudniające nianie, są też zaliczane jako płatnicy składek. Mają również obowiązek założenia konta na Platformie Usług Elektronicznych.
Założenie profilu jest bardzo proste. Musimy wejść na stronę Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w zakładkę Platforma Usług Elektronicznych i następnie wybrać „Załóż profil”. System prowadzi nas krok po kroku, co należy zrobić. W którymś momencie trzeba będzie ten profil uwierzytelnić, czyli potwierdzić że my jesteśmy tą osobą, która zakłada ten profil na Platformie Usług Elektronicznych. Takiego uwierzytelnienia można dokonać osobiście lub za pomocą tzw. e-wizyty umawiając się na dany dzień i na daną godzinę, i porozmawiać z pracownikiem ZUS przez kamerę internetową
Równie łatwo można założyć taki profil korzystając z bankowości elektronicznej. Jeśli nie mamy podpisu kwalifikowanego, to bankowość elektroniczna jest najprostszym sposobem założenia profilu PUE. Jesteśmy już zweryfikowani przez bank, bo skoro mamy tam swoje konto, to ktoś nas sprawdził, więc założenie profilu w ten sposób jednocześnie jest uwierzytelnieniem tego profilu. Można założyć go bez wizyty w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.
Przedsiębiorca (płatnik) na Platformie Usług Elektronicznych może zobaczyć informacje, które są zawarte na jego koncie w ZUS. Ma dostęp do danych, ma informacje odnośnie salda bieżącego, sald miesięcznych, może zobaczyć jakie ma należności do opłacenia w składkach, może sprawdzić jakich wpłat dokonał, jakie złożył dokumenty rozliczeniowe do ZUS. Wyświetla mu się także lista osób, które są aktualnie ubezpieczone i które były kiedyś ubezpieczone. Dzięki Platformie Usług Elektronicznych płatnik może wygenerować potwierdzenie z danymi zawartymi w ZUS i takie potwierdzenie, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, może przekazać do innej instytucji. Korzyścią dla płatnika składek a zarazem, dla pracowników tego płatnika jest to, że płatnik widzi od razu wystawiane zwolnienia lekarskie. Płatnik ma informację, że pracownik jest na zwolnieniu lekarskim i jak długo na nim będzie przebywał. Dla ubezpieczonego też jest to korzyć ponieważ nie musi się martwić tym, żeby to zwolnienie lekarskie dostarczyć płatnikowi. Obecnie, jeśli płatnik nie posiada konta na Platformie Usług Elektronicznych, to ubezpieczony musi pamiętać żeby to zwolnienie dostarczyć w formie papierowej do płatnika.
Nie odkładajmy założenia profilu na ostatni moment ponieważ od nowego roku ZUS będzie wysyłał na Platformę Usług Elektronicznych korespondencję bardzo ważną dla płatników składek. Jeżeli ktoś zostawi sobie tę czynność na ostatnią chwilę, to być może nawet nie będzie wiedział gdzie szukać tej informacji z ZUS. Teraz mamy czas żeby na spokojnie samemu się zapoznać z funkcjonalnością profilu PUE. Można podejść do ZUS-u. W Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych organizowane są dyżury, webinary jak korzystać z Platformy Usług Elektronicznych. Dajmy sobie czas by poznać to narzędzie, które naprawdę ułatwi nam wiele spraw, które możemy załatwić elektronicznie w ZUS.
Jeśli ktoś nie założy sobie własnego profilu, to ten profil zostanie mu założony przez ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma czas do 31.01.2023 roku. Płatnik składek będzie zobowiązany dostarczyć do ZUS adres mailowy w celu uzupełnienia danych na platformie. Nie czekajmy na to aż zostaniemy wezwani, załóżmy sobie profil wcześniej.
Czasami jest tak, że jakiś płatnik nie prowadzi rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych samodzielnie. Ma na przykład wynajętą księgową, albo biuro rachunkowe. Możemy złożyć pełnomocnictwo w ZUS, żeby ktoś za nas założył profil PUE. Wystarczy zwykły formularz PEL i jeśli złożymy go w ZUS, to w naszym imieniu profil może założyć pełnomocnik.
Autor: J. Wycisk/Marlena Barasińska
