---

Materiał partnera

Każda firma, nawet niewielka, przetwarza każdego miesiąca duże ilości dokumentów. Są one potwierdzeniem przeprowadzonych operacji, dlatego wiele z nich trzeba przechowywać przez określony czas. Z tego powodu bardzo ważnym zagadnieniem jest archiwizacja dokumentów. Na czym ona polega w środowisku biznesowym? Czy warto rozważyć cyfryzację tego procesu? Wyjaśniamy.

Archiwizacja dokumentów w firmie – na czym polega?

Archiwizacja dokumentów w firmie jest procesem przechowywania, zabezpieczania oraz organizacji dokumentacji. Uwzględnia on zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne oraz jest objęty przepisami prawa.

Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów w firmie?

Aby archiwizacja dokumentów w firmie przebiegła poprawnie, musi spełnić trzy podstawowe wymogi.

• Po pierwsze, powinna być jednolita – prowadzona w ramach dobrze zorganizowanego systemu, który ułatwi odnalezienie potrzebnego dokumentu w krótkim czasie.
• Po drugie, musi zapewniać bezpieczeństwo dokumentów – powinny być one chronione tak przed utratą i zniszczeniem, jak i przed dostępem osób niepowołanych.
• Po trzecie, musi pozwalać na archiwizowanie dokumentów z zachowaniem terminów ustawowych – przykładowo dokumenty księgowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego, a akta osobowe – przez minimum 10 lat od zakończenia stosunku pracy.

Dlatego przygotowując firmowe archiwum, trzeba mieć na względzie, że to działanie o długofalowym charakterze i dużej wadze – zarówno dla sprawnego bieżącego funkcjonowania firmy, jak i rozmaitych kontroli w przyszłości.

Archiwum firmowe: papierowe czy cyfrowe?

Przepisy prawa pozwalają na przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej i papierowej. Jako przedsiębiorca możesz więc wybrać rozwiązanie, które lepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że tradycyjne archiwum – z segregatorami i zamykanymi szafkami – wystarczy, zwłaszcza przy mniejszej skali operacji. Pamiętaj jednak, że taka forma archiwizacji dokumentów w firmie wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jakimi? Przede wszystkim:

• oznacza konieczność wygospodarowania dużej ilości miejsca na same akta osobowe i dokumenty rozliczeniowe – z czasem zaczną one zajmować bardzo dużą ilość miejsca;
• stwarza spore niebezpieczeństwo utraty/zniszczenia dokumentów – choćby w wyniku pożaru, zalania czy przypadkowego wyrzucenia ważnego segregatora;
• zarządzanie nią wymaga sporej ilości pracy związanej z organizacją dokumentacji etc.;
• jest to nieekologiczne rozwiązanie – generujące duże ilości papieru.

Warto też zwrócić uwagę na to, że niedługo nastąpi niemal całkowita digitalizacja faktur – w związku z wprowadzeniem obowiązkowego systemu KSeF. To kolejny powód, dla którego coraz więcej firm decyduje się na archiwum cyfrowe.

Archiwizacja dokumentów elektronicznych to bezpieczniejsze i efektywniejsze rozwiązanie. Dzięki prowadzeniu cyfrowego archiwum:

• zaoszczędzisz sporo przestrzeni – nie będzie trzeba przechowywać setek segregatorów z dokumentami;
• niemal wyeliminujesz ryzyko utraty lub zagubienia dokumentów;
• zyskasz możliwość szybkiego dotarcia do potrzebnych faktur, ksiąg czy akt osobowych;
• zadbasz o pełne bezpieczeństwo przechowywanych danych i ochronę przed dostępem do nich osób niepożądanych;
• ułatwisz sobie przygotowanie do wszelkich kontroli oraz audytów.

Jak zatem stworzyć cyfrowe archiwum? Warto się przyjrzeć dostępnym na rynku rozwiązaniom. W pierwszej kolejności sprawdź, czy to, które Cię interesuje, jest w pełni zgodne z unijnym prawem (zgodnie z dyrektywą UE 2010/45/UE) oraz zapewnia integralność danych. Takimi cechami wyróżnia się m.in. cyfrowe archiwum od EDITEL – ze zintegrowanym interfejsem do obsługi EDI (elektronicznej wymiany dokumentów). Aby uzyskać więcej informacji o jego możliwościach, możesz skonsultować się ze specjalistami.

---